Réservations en ligne

(*) = N'inclut PAS de paiement en ligne (affichage et notification des tarifs uniquement).

Une version 14.00 ou supérieure de TOWeb est nécessaire pour gérer un système de réservation sur votre site. 
L'ajout s'effectue de cette manière:

• depuis l'étape "Rubriques" cliquez le bouton permettant d'ajouter une nouvelle rubrique (  )
• sélectionnez ensuite le type de rubrique "Un système de réservation en ligne" puis le type c'est à dire 
  • soit "Réservation Dates" pour un système de réservation d'une période (chambres d'un hôtel, location de matériel, etc) 
  • soit "Réservation Heures" pour un système de réservation de créneaux horaires
• donnez un nom à votre rubrique et sélectionnez un modèle avec lequel démarrer parmi ceux proposés avant de cliquer sur "Créer votre rubrique". Si aucun modèle ne correspond exactement à votre activité, sélectionnez-en proposant des services similaires car vous pourrez tout configurer et personnaliser à votre guise ultérieurement.

Votre rubrique de type "réservation en ligne" dans TOWeb contient un bouton " Configurer le widget" (présent uniquement en mode design dans l'étape "Rubriques") qui vous permet de modifier tout son fonctionnement ainsi que tous ses textes prédéfinis selon vos besoins.
La configuration du widget se déroule selon les 6 étapes décrites ci-dessous. 

Etape 1: INFOS
Cette étape vous permet d'indiquer le nom de votre système de réservation mais également de le supprimer et de le recommencer repartir d'un des modèle prédéfinis via le bouton "Repartir d'un template". 

Etape 2: CONFIG
Cette étape vous permet de définir les durées de vos réservations, vos éventuels tarifs et de préciser si la saisie des numéros de téléphones de vos clients est obligatoire ou facultative lors des réservations.
Les paramètres de configuration seront différents selon que vous utilisez un modèle de réservation de créneaux horaires ou de réservation de dates/périodes.

⏰ Configuration des créneaux horaires

• Durée du créneau (Obligatoire)
  Durée en minutes de chaque créneau de réservation. Tous les créneaux auront la même durée.
  Exemples : 15 min (consultation rapide), 30 min (médecin), 45 min (coiffeur), 60 min (cours), 90 min (soin spa), 120 min (restaurant)
• Prix (Optionnel)
  Prix de base d'un créneau. Laissez 0 si gratuit ou si le prix varie selon la ressource (praticien, salle...).
  Utile pour afficher le prix dans le widget. N'inclut PAS de paiement en ligne (notification uniquement).
• Nombre de personnes (Optionnel)
  Si activé, le client devra indiquer pour combien de personnes il réserve.
  Utilisé par exemple pour : Restaurants (nombre de couverts), activités de groupe, visites guidées...
• Nombre minimum de personnes (Optionnel)
  Nombre minimum de personnes requis pour une réservation. Disponible uniquement si "Demander le nombre de personnes" est activé.
  Exemple : Minimum 2 personnes pour un cours collectif, minimum 4 pour une table de restaurant
• Nombre maximum de personnes (Optionnel)
  Nombre maximum de personnes autorisé pour une réservation.
  Exemple : Maximum 8 personnes par table, maximum 12 pour un cours collectif
• Capacité par créneau (Optionnel)
  Nombre total de personnes ou de réservations acceptées simultanément pour un même créneau. Laissez vide pour illimité.
  Exemple restaurant : Capacité 50 = le restaurant peut accepter jusqu'à 50 couverts par créneau (19h, 19h30, 20h...)
  Exemple cours collectif : Capacité 15 = maximum 15 participants par cours

• Nombre minimum de nuits/jours (Obligatoire)
  Durée minimale de réservation en nombre de nuits (hébergement) ou de jours (location).
  Exemples : 1 nuit minimum, 2 nuits minimum (week-end), 7 nuits minimum (location vacances)
  Note : Mettre 1 = le client peut réserver pour une seule journée (arrivée et départ le même jour)
• Nombre maximum de nuits/jours (Obligatoire)
  Durée maximale de réservation autorisée.
  Exemples : 30 nuits maximum, 90 jours maximum (location longue durée)
• Heure d'arrivée / check-in (Obligatoire)
  Heure à partir de laquelle les clients peuvent arriver/récupérer leur location.
  Exemples : 14:00 (hôtel), 16:00 (location vacances), 09:00 (location véhicule)
• Heure de départ / check-out (Obligatoire)
  Heure limite à laquelle les clients doivent partir/restituer leur location.
  Exemples : 11:00 (hôtel), 10:00 (location vacances), 18:00 (location véhicule)

Etape 3: HORAIRES
Cette étape vous permet de définir le planning des dates de fermetures de votre système de réservation ainsi que les dates/heures d'ouverture pour un système de réservation par créneaux horaire. 
Les dates de vos fermetures exceptionnelles (vacances, jours fériés, événements...) sont à saisir au format inversé AAAA-MM-JJ (c'est à dire Année-Mois-Jour et non pas Jour-Mois-Année).
Exemples :

• 2025-12-25 (pour Noël)
• 2026-01-01 (pour le nouvel An)
• 2026-08-01/2026-08-15 (Pour la période d'été du 1er au 15 août)

Etape 4: RESSOURCES
Une sous-ressource représente un élément spécifique que vos clients peuvent réserver au sein de votre service comme par exemple: un praticien dans un cabinet médical, une salle dans un centre sportif, un véhicule dans une agence de location, un type de chambre dans un hôtel, etc.

Pour chaque sous-ressource, vous pouvez définir :
Nom : Identifiant de la ressource (ex: "Dr. Dupont", "Salle A", "Renault Clio")
Capacité (Mode créneaux horaires) : Nombre de personnes max (ex: une table de restaurant pour 6)
Quantité (Mode périodes) : Nombre d'unités disponibles (ex: 3 chambres doubles pour un hôtel)
Prix : Tarif spécifique pour cette ressource avec possibilité également de définir des tarifs différents pour les weekends et/ou selon vos saisons (maximum 4 possibles)

Exemple cabinet médical :
• Dr. Dupont | Capacité: 1 | Prix: 50€
• Dr. Martin | Capacité: 1 | Prix: 60€

Exemple hôtel :
• Chambre Simple | Quantité: 5 | Prix: 80€/nuit
• Chambre Double | Quantité: 10 | Prix: 120€/nuit
• Suite | Quantité: 2 | Prix: 200€/nuit

Etape 5: EMAILS
Les emails utilisent le même système d'envoi que les autres i-Services TOWeb (formulaires, mailing list, etc). Si vous avez déjà configuré l'envoi d'emails dans TOWeb, cela fonctionnera automatiquement avec le compte email que vous avez défini par défaut dans l'assistant de configuration hébergeur CTRL + F8. Vous pouvez éventuellement définir aussi une autre adresse email expéditeur mais cela nécessitera d'avoir bien défini au préalable un compte SMTP.
Les titres et contenus des emails de réservations envoyés peuvent être personnalisés à votre guise en y ajoutant des placeholders c'est à dire des noms de champs prédéfinis qui seront remplacés par les informations de chaque réservation avant leur envoi.
Par exemple vous pouvez ajouter ou supprimer le placeholder {CANCEL_URL} si vous souhaitez que votre client puisse avoir dans son email un lien lui permettant d'annuler sa réservation ou bien ne pas l'ajouter mais laissez par exemple vos coordonnées téléphoniques et instructions à suivre pour une suppression manuelle à effectuer ensuite par vous-même au niveau de votre back-office.
Si vous laissez tous les champs emails vides, le système utilisera automatiquement des templates d'emails multilingues adaptés à votre secteur d'activité. C'est une bonne option si vous souhaitez démarrer rapidement.

Etape 6: ENREGISTRER
Cette étape est importante car elle contient un bouton "Enregistrer la configuration" qu'il vous faudra systématiquement utiliser afin de bien conserver toutes les modifications que vous avez pu effectuer dans les différentes étapes de la configuration (sinon celles-ci ne seront pas conservé mais perdu lors d'une actualisation ou d'un retour à votre page de réservation dans TOWeb).
Avant d'enregistrer vos changements pouvez éventuellement revérifier la synthèse de votre configuration mais également changer les couleurs de votre widget et le tester. 

Le suivi de vos réservations s'effectue directement depuis la page du backoffice de votre site en vous y connectant avec votre nom admin et votre mot de passe ou bien directement depuis le lien situé dans l'écran "Back-Office > Réservations" de TOWeb.
Depuis le backoffice vous aurez la possibilité de visualiser vos différentes réservations, de changer leur état ou de les supprimer.