Tot nu toe betekende de facturatie van een TOWeb-webwinkel jongleren tussen de back-office en een spreadsheet, externe boekhoudsoftware of handgeschreven e-mails. Bedragen overtypen, facturen opmaken, ze één voor één versturen… Een traag proces, foutgevoelig en weinig professioneel.
Met TOWeb 14 is dat verleden tijd. De back-office van uw site bevat nu een volledig facturatiesysteem met de instellingen van uw bedrijf en de automatische aanmaak van genummerde facturen die met één klik naar uw klanten worden verstuurd — en dat allemaal zonder uw webbrowser te verlaten.
Geen software van derden om te installeren, geen extra abonnement: facturatie is inbegrepen in de e-Commerce-editie van TOWeb.
Waarom het een echte meerwaarde is voor uw bedrijf
Een geïntegreerd facturatiesysteem maakt van een tijdrovende administratieve taak een geautomatiseerd, betrouwbaar proces dat waarde oplevert:
- Tijdwinst — u hoeft de bestelgegevens niet meer over te typen in andere software
- Nul fouten — bedragen, belastingen en klantgegevens worden automatisch uit de bestelling overgenomen
- Professioneel imago — uw facturen tonen uw logo, uw contactgegevens en uw wettelijke vermeldingen
- Naleving — doorlopende nummering, verplichte vermeldingen (SIRET, intracommunautair btw-nummer), archivering
- Klanttevredenheid — uw klant ontvangt de factuur meteen, in de bevestigingsmail
- Traceerbaarheid — elke factuur wordt gearchiveerd en is in te zien vanuit de back-office
- Geen externe afhankelijkheid — alles staat op uw eigen server, zonder clouddienst van derden
Facturatie inschakelen en gebruiken
Stap 1: inschakelen in TOWeb
Ga vanaf TOWeb-versie 14.04 (of hoger) naar de stap Back-office > Bestellingen + Facturen en vink de optie "Facturen aanmaken en beheren" aan.
Publiceer daarna uw site, zodat de online back-office deze nieuwe functie bevat.
Stap 2: uw factuurgegevens instellen
Log in op de online back-office van uw site. Op de pagina Bestellingen ziet u rechtsboven een nieuwe blauwe knop "Factuurinstellingen".
Klik erop om de pagina Factuurconfiguratie te openen. Vul in:
Uw bedrijfsgegevens:
- Bedrijfsnaam
- Volledig adres (straat, postcode, plaats, land)
- SIRET- of inschrijvingsnummer
- Intracommunautair btw-nummer
- Telefoonnummer en e-mailadres voor contact
- URL van uw logo (het verschijnt op elke factuur)
De nummering van uw facturen:
- Een aanpasbaar voorvoegsel (bijvoorbeeld FACT-, INV- of de naam van uw bedrijf)
- Een optioneel achtervoegsel
- Het aantal cijfers (bijv. 4 → de facturen worden genummerd 0001, 0002, enz.)
- Automatisch opnieuw beginnen bij nul aan het begin van elk nieuw jaar
- Een realtime voorbeeld van het volgende nummer dat wordt toegekend (bijv. FACT-2026-0003)
Met een knop "Voorbeeld" ziet u hoe uw factuur eruitziet voordat u een echte aanmaakt.
Stap 3: uw facturen aanmaken en versturen
Facturatie past naadloos in uw dagelijkse werkwijze.
Wanneer u de status van een bestelling wijzigt — bijvoorbeeld als er een betaling binnenkomt en u de bestelling van "Wacht op betaling" naar "Betaling bevestigd" zet — stelt een dialoogvenster u voor om:
- "Factuur aanmaken" aan te vinken om de factuur automatisch te maken
- de klant per e-mail op de hoogte te stellen met een aanpasbaar bericht
Voeg in dit bericht gewoon de variabele {INVOICE} in, zodat de link naar de factuur automatisch wordt opgenomen in de e-mail aan de klant.
Voorbeeld van een meldingsbericht:
Hallo, we hebben uw betaling goed ontvangen en laten u weten zodra we met de voorbereiding van uw bestelling beginnen.
Uw factuur: {INVOICE}
De klant ontvangt dan een e-mail met een directe link naar de factuur. Geen bijlage te beheren, geen extra handelingen.
Voor bestellingen die al bevestigd zijn, verschijnt direct in de lijst met bestellingen een groene knop "Factuur". Eén klik volstaat om de bijbehorende factuur aan te maken of te bekijken.
Alles inbegrepen, niets te installeren
In tegenstelling tot oplossingen die een externe clouddienst of een maandabonnement vereisen, werkt de facturatie van TOWeb rechtstreeks op uw hosting. Uw facturen worden op uw server opgeslagen, volledig onder uw controle.
De back-office is beschikbaar in 6 talen (Frans, Engels, Italiaans, Spaans, Duits, Portugees) voor uw internationale klanten.
Nu beschikbaar
De geïntegreerde facturatie is beschikbaar vanaf de update TOWeb 14.04 en inbegrepen in de editie e-Commerce (en ook in de editie Studio).
Gebruikt u TOWeb e-Commerce al? Werk bij en schakel facturatie in een paar minuten in.
Hebt u de editie e-Commerce nog niet? Dit is het moment om uw webwinkel naar een hoger niveau te tillen
Licentie-upgrade naar TOWeb 14 E-Commerce of Studio
Zo voert u de upgrade uit:
→ Installeer TOWeb 14 op de computer waarop uw huidige versie van TOWeb (1 tot 13) staat, start TOWeb 14 en klik op Licentie / Over in de stap Bestand.
→ Of neem uw laatste aankoopfactuur van TOWeb bij de hand en ga naar de pagina voor licentie-upgrade naar TOWeb V14
Hebt u problemen, dan kunt u contact opnemen met onze verkoopafdeling via ons contactformulier.
Alle nieuwe functies van TOWeb 14 worden beschreven op de volgende pagina:
→ Alle nieuwe functies van TOWeb 14