Bisher bedeutete die Rechnungsstellung für einen TOWeb-Onlineshop, zwischen Back-Office und einer Tabellenkalkulation, einer externen Buchhaltungssoftware oder von Hand geschriebenen E-Mails zu jonglieren. Beträge abtippen, Rechnungen formatieren, sie einzeln versenden … Ein langsamer, fehleranfälliger und wenig professioneller Prozess.
Mit TOWeb 14 ist damit Schluss. Das Back-Office Ihrer Website enthält jetzt ein vollständiges Rechnungssystem mit den Angaben Ihres Unternehmens und der automatischen Erstellung nummerierter Rechnungen, die mit einem Klick an Ihre Kunden gehen — ganz ohne Ihren Webbrowser zu verlassen.
Keine Drittsoftware zu installieren, kein zusätzliches Abo: Die Rechnungsstellung ist in der Edition e-Commerce von TOWeb enthalten.
Warum das ein echter Gewinn für Ihr Geschäft ist
Ein integriertes Rechnungssystem macht aus einer zeitraubenden Verwaltungsaufgabe einen automatisierten, zuverlässigen und wertschöpfenden Prozess:
- Zeitersparnis — kein Abtippen der Bestelldaten in eine andere Software mehr
- Null Fehler — Beträge, Steuern und Kundendaten werden automatisch aus der Bestellung übernommen
- Professionelles Auftreten — Ihre Rechnungen tragen Ihr Logo, Ihre Kontaktdaten und Ihre Pflichtangaben
- Konformität — fortlaufende Nummerierung, Pflichtangaben (SIRET, USt-IdNr.), Archivierung
- Kundenzufriedenheit — Ihr Kunde erhält seine Rechnung sofort mit der Bestätigungs-E-Mail
- Nachvollziehbarkeit — jede Rechnung wird archiviert und ist im Back-Office abrufbar
- Keine externe Abhängigkeit — alles liegt auf Ihrem eigenen Server, ohne Cloud-Dienst eines Drittanbieters
So aktivieren und nutzen Sie die Rechnungsstellung
Schritt 1: In TOWeb aktivieren
Öffnen Sie ab TOWeb-Version 14.04 (oder höher) den Schritt Back-Office > Bestellungen + Rechnungen und aktivieren Sie die Option "Rechnungen erstellen und verwalten".
Veröffentlichen Sie anschließend Ihre Website, damit das Online-Back-Office diese neue Funktion enthält.
Schritt 2: Ihre Rechnungsangaben einrichten
Melden Sie sich im Online-Back-Office Ihrer Website an. Auf der Seite Bestellungen sehen Sie oben rechts eine neue blaue Schaltfläche "Rechnungseinstellungen".
Klicken Sie darauf, um die Seite Rechnungskonfiguration zu öffnen. Geben Sie an:
Ihre Unternehmensdaten:
- Firmenname
- Vollständige Adresse (Straße, Postleitzahl, Ort, Land)
- SIRET oder Registernummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Telefon und E-Mail für Kontakt
- URL Ihres Logos (es erscheint auf jeder Rechnung)
Die Nummerierung Ihrer Rechnungen:
- Ein anpassbares Präfix (zum Beispiel FACT-, INV- oder der Name Ihres Unternehmens)
- Ein optionales Suffix
- Die Anzahl der Stellen (z. B. 4 → die Rechnungen werden 0001, 0002 usw. nummeriert)
- Die automatische Zurücksetzung zu jedem neuen Jahr
- Eine Echtzeit-Vorschau der nächsten zu vergebenden Nummer (z. B. FACT-2026-0003)
Mit der Schaltfläche "Vorschau" sehen Sie, wie Ihre Rechnung aussehen wird, bevor Sie eine echte erstellen.
Schritt 3: Rechnungen erstellen und versenden
Die Rechnungsstellung fügt sich nahtlos in Ihren Arbeitsalltag ein.
Wenn Sie den Status einer Bestellung ändern — zum Beispiel wenn eine Zahlung eingeht und Sie die Bestellung von "Warten auf Zahlung" auf "Zahlung bestätigt" setzen — bietet Ihnen ein Dialogfeld an:
- "Rechnung erstellen" anzukreuzen, um die Rechnung automatisch zu erzeugen
- den Kunden per E-Mail zu benachrichtigen – mit einer anpassbaren Nachricht
Fügen Sie in diese Nachricht einfach die Variable {INVOICE} ein, damit der Link zur Rechnung automatisch in die E-Mail an den Kunden aufgenommen wird.
Beispiel einer Benachrichtigung:
Guten Tag, wir haben Ihre Zahlung erhalten und informieren Sie, sobald die Vorbereitung Ihrer Bestellung beginnt.
Ihre Rechnung: {INVOICE}
Der Kunde erhält dann eine E-Mail mit dem direkten Link zu seiner Rechnung. Kein Anhang, kein zusätzlicher Aufwand.
Bei bereits bestätigten Bestellungen erscheint direkt in der Bestellliste eine grüne Schaltfläche "Rechnung". Ein Klick genügt, um die zugehörige Rechnung zu erstellen oder anzusehen.
Alles inklusive, nichts zu installieren
Im Gegensatz zu Lösungen, die einen externen Cloud-Dienst oder ein Monatsabo voraussetzen, läuft die Rechnungsstellung von TOWeb direkt auf Ihrem Hosting. Ihre Rechnungen werden auf Ihrem Server gespeichert, unter Ihrer vollen Kontrolle.
Das Back-Office ist in 6 Sprachen verfügbar (Französisch, Englisch, Italienisch, Spanisch, Deutsch, Portugiesisch) – passend für Ihre internationale Kundschaft.
Ab sofort verfügbar
Die integrierte Rechnungsstellung ist ab dem Update TOWeb 14.04 verfügbar und in der Edition e-Commerce enthalten (ebenso in der Edition Studio).
Sie nutzen bereits TOWeb e-Commerce? Aktualisieren Sie und aktivieren Sie die Rechnungsstellung in wenigen Minuten.
Sie haben die Edition e-Commerce noch nicht? Jetzt ist der richtige Moment, Ihren Onlineshop auf die nächste Stufe zu heben
Lizenz-Upgrade auf TOWeb 14 E-Commerce oder Studio
So führen Sie das Upgrade durch:
→ Installieren Sie TOWeb 14 auf dem Computer, auf dem sich Ihre aktuelle TOWeb-Version (1 bis 13) befindet, starten Sie TOWeb 14 und klicken Sie im Schritt Datei auf Lizenz / Über.
→ Oder halten Sie Ihre letzte TOWeb-Kaufrechnung bereit und öffnen Sie die Seite für das Lizenz-Upgrade auf TOWeb V14
Bei Schwierigkeiten können Sie unseren Vertrieb über unser Kontaktformular erreichen.
Alle Neuerungen von TOWeb 14 finden Sie auf der folgenden Seite:
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